Le congrès à cet époque n’est plus comme celui d’avant le XVIIIe siècle. Bien sûr que le but principal y est encore, celui de faire passer un message. Cependant, il y a également beaucoup d’autres objectifs. Il suffit de décrypter la catégorie dans laquelle cette manifestation est classée pour connaître sa forme actuelle.

Un événement professionnel classé parmi les MICE

Il s’agit d’une importante réunion qui peut être un Meeting, une Incentive, une Convention ou une Exhibition. C’est une occasion idéale pour transmettre un savoir. On invite souvent une haute personnalité pour honorer l’événement de sa présence. Cet orateur a certainement des connaissances à partager aux participants. Il mérite alors tous les honneurs à l’occasion. Choisissons par exemple Lyon comme lieu de l’événement. Ce serait vraiment une bonne idée, ne serait-ce qu’en raison de la diversité des moyens de déplacement. Réservez à votre invité d’honneur un taxi privé pour son déplacement au congrès à Lyon !

Le budget, le plus important

Vous avez affaire à un projet d’envergure qui mobilisera votre ville d’accueil. Il faut donc penser à tout. Faites soigneusement votre estimation en prévoyant :
• Les dépenses fixes
• Les dépenses variables
• Les imprévus.
Parmi les dépenses fixes, citons les frais à allouer à la communication et aux actions marketing, aux salles et autres. Les dépenses variables comprennent entre autres l’hébergement, la restauration, le déplacement professionnel, etc. Ensuite, les imprévus existeront toujours. Il faut donc prévoir 10 % du budget pour ce type de dépense.

Demandez de l’aide !

Le soutien des sponsors est primordial. Les responsables marketing vont alors travailler dur plusieurs mois avant la tenue de la rencontre. Faites le tour des entités qui exercent dans le même domaine que le vôtre. Donnez un thème à l’événement. Voyez les fondations, organismes, entreprises et… les documents qui traitent le même sujet. Très tôt, informez la municipalité de votre ville d’accueil. Les services publics se mobiliseront sûrement. Les retombées de l’événement intéresseront en effet la ville. La clé de cet intérêt partagé est la négociation gagnant-gagnant qui aboutira sans doute à une collaboration fructueuse. Si tout se passe bien, votre ville d’accueil pourra même vous réserver un vin d’honneur, qui sait ?

Le choix du quartier

Pour le choix des lieux où se déroulera l’événement, tenez compte de l’accessibilité. Prévoyez des salles différentes. L’une sera pour l’ouverture et la clôture, d’autres pour les autres séances. Il vous faut des bureaux. Autres locaux vous serviront de vestiaires, de cuisine pour le traiteur, de lieu de stockage ou de reprographie. N’oubliez pas les salles d’accueil, les espaces pour la détente, le local pour le petit-déjeuner et surtout l’espace pour se connecter à Internet. Assurez-vous que les toilettes seront bien suffisantes pour le public invité.
Profitez de la nouvelle technologie !

Bien entendu, la visibilité et la sonorisation sont des détails à ne pas négliger. Pensez aussi aux langues et à leur traduction. Sur ce plan, ce qu’il faut faire pour organiser un congrès, c’est de faire appel à des professionnels. Ils sauront vous conseiller. Mieux, ils se mettront à l’œuvre pour installer un dispositif de traduction simultanée avec cabines.

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